Nič ni dvoma o dejstvu, da je Email revolucioniral način komuniciranja med seboj. In čeprav ljudje vedno bolj raje stvari, kot so socialne mreže in aplikacije za takojšnje sporočanje za klepet s prijatelji v teh dneh, resnica ostaja, da ko gre za pravilno komunikacijo, e-pošta je še vedno prednostni medij.
Od univerz do globalnih korporacij in od študentov do direktorjev, se elektronska pošta uporablja skoraj povsod in vsi. To je dejal, skoraj vsi od nas imajo več e-poštnih naslovov, z eno ali (več) od številnih ponudnikov e-pošte. Ampak pravo vprašanje je, ali potrjujemo protokol (e) o pravilni uporabi e-pošte?
Če niste prepričani o odgovoru, potem je ta članek, ki poudarja osnovne e-poštne e-poštne številke, ki bi jih morali vsi upoštevati, za vas. Torej, brez nadaljnjega odlašanja, gredo.
Osnovni e-naslovi za e-pošto
1. Uporabite profesionalni e-poštni naslov
Vaš e-poštni naslov se pogosto šteje, da kaže vašo osebnost. Iz tega razloga je pomembno, da imate e-poštni naslov, ki ustreza profesionalnosti, običajno s svojim imenom, ki sestavlja del uporabniškega imena . To je še bolj pomembno, če nameravate uporabiti e-poštni naslov za profesionalno komunikacijo (npr. Pošiljanje življenjepisov rekruterjem, zagotavljanje vzorcev dela strankam).
Če uporabniško ime po vaši izbiri ni na voljo, lahko dodate številko, ki jo želite izbrati (npr. Datum rojstva). Če navedete nekaj primerov, se lahko [e-poštni naslov] ali [zaščiten po e-pošti] šteje za dobro izbiro. Na drugi strani pa uporabite nekaj, kot je [email protected] ali [email protected], in lahko ste prepričani, da vaših e-poštnih sporočil prejemniki ne bodo odprli.
Nasvet: Če je le mogoče, uporabite ločen e-poštni naslov za vse vaše poklicne potrebe. In če vam ni všeč, da boste pobrali nekaj dolarjev, je najbolje, da se odločite za e-pošto z lastno domeno.
2. Vedno vključite predmet in ga imejte jasno in jedrnato
Zadevna vrstica je ena najpomembnejših sestavnih delov e-pošte, saj prejemniku takoj zagotavlja idejo o informacijah, ki so vključene v e-poštno sporočilo . Zato bi morala vsa vaša e-poštna sporočila vsebovati vrstico z zadevo, čeprav vsebina ni toliko pomembna. Če pustite prazno zadevo, se na pošiljateljevem delu zazna kot nepazljivost.
Še pomembneje pa je, da mora biti naslov teme jedrnat in natančen, tako da lahko prejemnik čim hitreje izdela vsebino elektronske pošte. Nekaj primerov je priloženo poročilo o projektu , anketa o uspešnosti - zgodnji odziv , in tako.
3. Uporabite standardne pisave in minimalno oblikovanje
Ne glede na to, kako vam je všeč tiste fancy pisave, ki jih imate na vašem računalniku, so absolutno ne-ne, ko gre za sestavljanje e-pošte. To je zato, ker če uporabljate nestandardno pisavo in ni nameščena na prejemnikovem računalniku, se besedilo e-pošte ne bo prikazalo, kot je bilo predvideno . To je razlog, zakaj ima večina e-poštnih storitev le nekaj standardnih, serifnih in sans-serif pisav (npr. Times New Roman, Arial), ki so na voljo za sestavljanje e-pošte. In morate se držati njih.
Tudi oblikovanje v e-poštnem sporočilu naj bo čim manj. Če ne želite poudariti določenega razdelka, vrstice itd. V vsebini e-pošte, ne uporabljajte poudarkov in barv za besedilo . Pravzaprav mora biti barva e-poštnega besedila samo črna, saj je najbolj čitljiva.
4. Izogibajte se napakam, nepravilni uporabi slovnice in napakam ločil
Čeprav ni vsakdo tam slovnično nacistično, in ni kaznivo, če imate nenamerno tipko ali dve v vaših e-poštnih sporočilih, nepravilna uporaba jezika, struktura stavkov itd., Na splošno daje prejemniku (-om) negativen vtis. Zato je zelo pomembno, da trikrat preverite vrstico, telo in vse druge tekstovne elemente elektronske pošte za morebitne nenamerne slovnične in ločilne napake (in jih popravite, če jih najdete), preden pritisnete gumb »Pošlji«.
Še več, nikoli ne uporabljajte več ločil (npr. !!!) v vaših e-poštnih sporočilih. Enako velja za slengovske besede (npr. LMAO), priljubljene kontrakcije (npr. Gotcha!) In emoticons. Vse te stvari so zelo nezrele in neprofesionalne, najbolje pa so le za socialna omrežja in instant klepete.
Nasvet: Vedno bodite pozorni na to, kako v svojih e-poštnih sporočilih kapitalizirate besede, stavke itd. E-pošta (ali karkoli drugega, v tem primeru) nikoli ne bi smela biti sestavljena v VSEH KAPIH, saj se šteje, da je internetni ekvivalent kričanja.
5. Navedite opisna imena prilog
Pogosteje kot ne, moramo pošiljati / prejemati več datotek kot priloge z našimi e-poštnimi sporočili. Čeprav je to precej potrebno, nič ne more biti slabše kot prejemanje e-pošte, ki je naložena s številnimi naključnimi imeni datotek (npr. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), ki nimajo nobenega smisla. Kadarkoli pošiljate priloge z e-pošto, jih preimenujte z nekaterimi opisnimi imeni datotek, tako da prejemnik takoj ve njihovo vsebino, ne da bi jih morali odpreti. Če na primer pošiljate svoj življenjepis potencialnemu delodajalcu, mu podajte ime, kot je CurrentResume_JohnDoe . Enostavno in enostavno.
Če nameravate poslati e-pošto z velikim številom (npr. 20) prilog, je bolje, da jih najprej združite v arhiv z zipom . Za še večjo jasnost lahko ločeno navedete podrobnosti, kot so število prilog, skupna velikost arhiva itd.
6. Vedno vključite podpis
Podpis je potreben za pravilno zapiranje ali končanje besedila telesa e-pošte . Še pomembneje pa je, da e-poštnemu sporočilu in njegovi vsebini daje tudi "pristnost" . Torej bi morala vsa vaša e-poštna sporočila vsebovati vaš podpis. Ustvarite in shranite podpis v nastavitvah e-pošte in bo samodejno dodan na koncu vsakega sporočila, ki ga sestavljate.
Če govorimo o tem, kaj bi bilo treba vključiti v podpis, je to nekaj, kar morate odločiti, saj se razlikuje od ene osebe do druge. Glede na to lahko kot splošno pravilo vključite kontaktne podatke (npr. Uradno številko, sekundarno e-pošto), pa tudi povezave do vaših socialnih profilov . Na kratko, podpis mora služiti kot vaša digitalna vizitka. Toda ne preobremenjujte se s preveč nepotrebnimi informacijami.
7. Potrdite prejem e-pošte
Sodobna e-poštna sporočila so napredovala tako veliko, da ko enkrat pritisnete gumb »Pošlji«, ste lahko 200% prepričani, da bo dosegel prejemnikovo mapo »Prejeto«, drugo ali dve pozneje. Vendar pa, kot pri vsaki tehnologiji, lahko e-pošta (in občasno tudi) trpi zaradi izpadov . Ko prejmete e-poštno sporočilo (še posebej, če je to pomembno), potrdite njegov prejem, tako da odgovorite pošiljatelju z majhnim sporočilom.
Čeprav ni mogoče potrditi vsakega e-poštnega sporočila, ki ga dobite, poskusite to. Še pomembneje, morate potrdite e-pošto, ki vam je bila po pomoti poslana, ker pošiljatelj morda čaka na odgovor druge strani. To bo pošiljatelja opozorilo na napako in bo prav tako prihranilo dejanskemu namembnemu prejemniku.
8. Uporabite pravilne pozdrave
Ko se pogovarjamo z ljudmi iz oči v oči ali celo po telefonu, jih vedno začnemo pozdravljati. Enako pravilo velja tudi za e-pošto, tako da bi morala vaša e-poštna sporočila vedno vsebovati ustrezne nasvete za prejemnike. Odvisno od tega, komu pošiljate e-pošto, je lahko pozdrav formalni (npr. Spoštovani gospod Johnson, profesor Keller) ali neformalno (Hello Adam, Hi Jenna) . Podobno mora imeti konec (npr. Pozdrav, iskreno) enak temeljni ton kot začetni pozdrav, pa tudi celotno sporočilo.
Treba je omeniti, da se morate v e-poštnih sporočilih vzdržati uporabe izjemno neformalnih in vsakodnevnih pozdravov (npr. Kaj je novega?) . Samoumevno je, da je to precej neprofesionalno.
9. Vsakič ne uporabljajte možnosti Odgovori vse
Včasih prejmete e-poštno sporočilo, ki je poslano tudi drugim prejemnikom (npr. Pomembno obvestilo v podjetju). Toda ko se odzovete na takšna sporočila, hitro uporabite možnost »Odgovori vsem« . To ne samo, da pošlje odgovor prvotnemu pošiljatelju, ampak tudi vsem drugim, ki so prejeli e-poštno sporočilo, ne glede na to, ali je odgovor namenjen njim ali ne . To je odličen način, da se nabiralniki prejemnikov zamašijo.
Zato bodite previdni pri odzivanju na e-pošto z več prejemniki in uporabite možnost »Odgovori« . Šele ko ste 100% prepričani, da je vaš odgovor namenjen vsem na seznamu prejemnikov, morate uporabiti možnost »Odgovori vsem«.
10. Pravilno uporabite polja Cc in Bcc
Poleg polja »Za« so polja » Cc « in » Bcc « nekaj, o čemer pozna vsak, ki je kdaj imel e-pošto. Toda tudi po tem jih večina ljudi nepravilno uporablja. Tukaj je spodnja stran o tem, kaj so in kdaj jih je treba uporabiti :
- Cc: Stojala za Carbon kopijo. Če obstaja nekaj prejemnikov, ki jih želite poslati e-poštnemu sporočilu, vendar ne želite, da vedo, da je ta e-poštni naslov »samo« namenjen zanje, vnesite njihove e-poštne naslove v to polje. Vsak prejemnik lahko vidi e-poštne naslove drugih v polju Cc.
- Skp: Skrajšana za slepe karbonske kopije. Če obstaja več prejemnikov, ki jih želite poslati e-pošti, vendar želijo, da se vidijo kot edini prejemniki e-pošte, v to polje vnesite njihove e-poštne naslove. Vsak prejemnik v polju Skp lahko vidi samo svoj e-poštni naslov in ne drugih. Ta možnost je bolj primerna za zasebnost.
11. Pravočasno odgovorite na e-pošto
Glede na to, koliko e-poštnih sporočil dnevno prejemamo, je skoraj nemogoče takoj odgovoriti na vse. Vendar, tudi če je e-pošta nekoliko nizka glede vaše prioritete, se morate na to odzvati pravočasno . Na splošno je to v 24-48 urah po prejemu e-pošte. Če že nekaj časa ne boste mogli odgovoriti na e-poštna sporočila (npr. Zaradi prekinitve), uporabite funkcijo za samodejni odzivnik ali počitnice, ki jo ima večina e-poštnih storitev.
12. Ustrezno oblikujete e-pošto pred posredovanjem
Takoj, ko na e-poštno sporočilo pritisnete gumb »Posreduj«, je celotno sporočilo (vključno s slikami, neustreznim besedilom itd., Ki ga imate) čudno vstavljeno v desno in vstavljeno v prazno e-poštno sporočilo, tako da lahko vnesete e-poštnih ID-jev prejemnikov in jih pošljite. To ne samo, da uniči oblikovanje izvirnega e-poštnega sporočila, temveč tudi vnaša veliko belega prostora in dodatnih simbolov (>) v posredovani e-poštni kos, kar po drugi strani pomeni, da je e-pošta skoraj neberljiva.
Če želite to razvrstiti, morate posredovano e-poštno sporočilo pravilno formatirati, ko je vdelan v prazno e-poštno sporočilo . To vključuje odstranitev dodatnega belega prostora in odpravo dodatnih znakov, praznih vrstic in podobnih stvari.
Uporabite e-pošto tako, kot je predvidena za uporabo
Ker je to primarno komunikacijsko sredstvo v današnjem svetu, povezanem z internetom, je zelo pomembno, da se e-pošta uporablja v skladu z ustreznimi pravili, ki vključuje vse, od tega, kako pozdravljate prejemnike, do izbranega sloga pisave. Zgoraj opisani etiketi vam pomagajo narediti prav to, s čimer dosežete boljšo in produktivno e-poštno izkušnjo. Zato jih preizkusite in nam sporočite svoje priljubljene v spodnjih komentarjih.
