Priporočena, 2022

Izbira Urednika

10 Nasveti in triki za Google Drive za povečanje produktivnosti

Google Drive je ena izmed najbolj uporabljanih storitev za shranjevanje v oblaku, delno zaradi dejstva, da je samodejno integrirana z vsakim Google Računom. Storitev ponuja nekaj resnično lepih funkcij, tako za shranjevanje datotek kot za ustvarjanje skupnih dokumentov, preglednic, diapozitivov in veliko več. Čeprav Google Drive uporablja veliko ljudi, pa ne morejo vsi poznati vseh odličnih funkcij, ki jih ponuja storitev v oblaku, in množico dodatkov, ki so na voljo.

V tem članku bom razpravljal o najboljših trikih v storitvi Google Drive, kako jih uporabiti in kako lahko pomagajo pri povečanju vaše produktivnosti v storitvi. Preberite o tem, kako preučiti vse trike Google pogona:

1. Spletno odložišče

Ena od zanimivih funkcij, ki jih Google Drive ponuja v svojih spletnih aplikacijah Google Dokumentov in listov, je spletno odložišče. Spletni odložišče lahko shrani stvari, ki jih kopirate. Torej, kako se razlikuje od odložišča v naših napravah? Med odložiščem na napravi (kot je Mac) in spletnim odložiščem, ki ga ponuja Google Drive, obstajata dve ključni razliki:

  • Spletna odložišče je zmožno imeti večkratno število kopiranih predmetov, medtem ko standardni odložišče v napravi običajno vedno vsebuje samo zadnji kopirani element. To pomeni, da lahko uporabite spletno odložišče za kopiranje velikega števila elementov in jih nato prilepite kjerkoli želite (v Google Drive).
  • Web Clipboard je tudi zmožen kopirati in prilepiti podatke med različne liste . Tako lahko nekaj besedil kopirate iz lista in ga nato prilepite v drug list. To je popolnoma neverjetno.

Vendar pa kopiranje besedila s pomočjo bližnjic na tipkovnici, kot je »Ctrl + C«, ne deluje . Če želite kopirati besedilo v spletno odložišče, boste morali izbrati besedilo, pojdite na Uredi -> Spletni oder -> Kopiraj izbor na spletno odložišče .

2. Tipkanje glasu

Ko ustvarjate datoteko Google Dokumentov, lahko z vgrajenim sistemom govora in besedila v Google uporabite svoj glas. Deluje presenetljivo dobro, preveč. Še bolje, orodje za prepoznavanje govora lahko razume tudi ukaze, kot so »newline« in »period«, in se na njih odziva tako, da ustvari novo vrstico ali vstavi obdobje v besedilo.

Na žalost ta funkcija ne deluje v Safariju (ker Safari ne podpira WebRTC), vendar deluje na večini večjih brskalnikov, vključno z brskalnikom Google Chrome, Firefox, Edge itd. -> Vnašanje glasov v datoteki Google Dokumentov.

3. Dodajte povezave do dokumentov, ki ne zapuščajo spletne aplikacije

Ker morate nenehno iskati stvari na spletu, kopirati njihove povezave in jih dodajati v dokument, lahko hitro postanejo nadležne in mučne. Google Drive to popravi tudi. Lahko preprosto izberete besedilo, na katerem želite ustvariti hiperpovezavo, in pritisnite » Cmd + K « ali » Ctrl + K «. To bo odprlo majhno pogovorno okno tik pod izbranim besedilom, kjer lahko poiščete ključne besede in izberete ustrezno povezavo, ki bo nato v dokumentu samodejno povezana.

4. Objavite datoteke v spletu

Google Drive ponuja tudi funkcijo za objavljanje datotek v dokumentih, listov ali diapozitivov v spletu. To obide potrebo po skupni rabi povezav z dokumentom z ljudmi. Elemente, objavljene v spletu s storitvijo Google Drive, lahko delite prek povezave ali pa jih lahko vdelate v spletno stran. Najboljši del uporabe funkcije »Objavi v spletu« v storitvi Google Drive je, da jo lahko nastavite tako, da se posodobi, ko vnesete spremembe v datoteko. To pomeni, da se bo objavljena vsebina samodejno posodabljala, ko boste uredili izvirno datoteko.

Če želite datoteko objaviti v spletu, jo preprosto odprite v Google Dokumentih in odprite Datoteka -> Objavi v spletu.

5. Oglejte si bližnjice na tipkovnici za Google Drive

Če ste karkoli podobnega meni, raje uporabljate tipkovnico za navigacijo, kolikor je mogoče, okoli naprav. Uporaba bližnjic na tipkovnici ni le enostavnejša, temveč tudi prihrani veliko dragocenega časa. Če niste prepričani, razmislite o tem, kaj je lažje: kopirajte besedilo s pomočjo »Ctrl + C« ali z desnim klikom in izberite »Kopiraj«? To velja za skoraj vse, kar počnemo na naših napravah, in Google Drive ni izjema.

Če želite razširiti svoje znanje o bližnjicah na tipkovnici, ki delujejo v spletni aplikaciji Google Drive, lahko preprosto pritisnete »Ctrl + /« in prikaže se kartica z vsemi različnimi bližnjicami na tipkovnici, ki so na voljo v storitvi Google Drive.

6. OCR v slikah in dokumentih PDF

Google Drive ima tudi čisto urejeno funkcijo OCR, skrito znotraj spletne aplikacije (in aplikacija Android, žal ni v aplikaciji iOS). Ta funkcija lahko prepozna besedilo v slikah in dokumentih PDF ter ustvari datoteko Google Dokumentov, ki jo je mogoče urejati. Ali ni to super? Omejitev te metode je, da mora biti besedilo lepo napisano in po možnosti ustrezno kontrastno s preostalo sliko, ali pa OCR morda ne bo mogel pravilno prepoznati besedila.

Prav tako OCR v storitvi Google Drive ne ohranja oblikovanja nedotaknjenih, ko pretvori dokument v datoteko Google Dokumentov, kar pomeni, da bo vsako oblikovano besedilo prepoznano kot normalno besedilo, brez oblikovanja.

Če želite uporabiti OCR na slikah ali dokumentih PDF, jih preprosto prenesite v Google Drive. Nato z desno miškino tipko kliknite nanje in izberite » Odpri v Google Dokumentih «, Google Drive pa bo sliko / PDF pretvoril v datoteko »samo besedilo«, ki jo je mogoče urejati.

Sposobnosti OCR storitve Google Drive sem preskusil tako, da sem ustvaril vzorčni JPEG, sestavljen iz besedila, tabele, oblikovanega besedila in besedila v pisavah kaligrafije.

To nikakor ni najboljše priznanje, ki ga lahko dobite na OCR, vendar bo delovalo za vaše osnovne potrebe. Če potrebujete programsko opremo OCR, ki lahko brezhibno prepozna in izvleče besedilo, podatke in oblikovanje iz vaših dokumentov, si lahko ogledate naš članek o najboljši OCR programski opremi.

7. Oglejte si datoteke, razvrščene po velikosti

Google Drive razvrsti naložene datoteke in mape s pravilom »Najprej spremenjeno prvo«. To je lahko koristno, ker zagotavlja, da so datoteke, ki ste jih nazadnje prenesli, na vrhu, zaradi lažjega dostopa. Če pa imate na računu Google Drive na voljo malo prostora, boste morda želeli datoteke razvrstiti po velikosti, da boste ugotovili, kam lahko najbolj prihranite prostor.

Čeprav to ni mogoče, lahko Google Drive še vedno uredite po velikosti, tako da sledite spodnjim korakom:

  • Na domači strani Google Drive, miško postavite na možnost » Nadgradi pomnilnik « na dnu leve plošče.

  • S tem boste odprli okno z razčlenitvijo vaše uporabe, kliknite » Drive « in Google Drive bo vse vaše datoteke razvrstil po velikosti.

8. Preverite svoj zapis za plagiatorstvo in gramatične napake

Google Drive ima na voljo veliko dodatkov, ki lahko močno povečajo produktivnost in učinkovitost uporabe Googlovih storitev, kot so Google Dokumenti, Listi itd. En tak dodatek se imenuje ProWritingAid in je orodje, ki lahko preveri vaš dokument za slovnične napake, pravopisne mešanice in plagiatorstvo, med številnimi drugimi značilnostmi.

Orodje je plačano (začne se pri $ 40 za eno leto), vendar ponuja 14-dnevno preskušanje, tako da ga lahko preizkusite, preden porabite denar.

9. Samodejno shranite e-poštna sporočila in priloge v Google Drive

Še en dodatek za Google Preglednice, imenovan »Shrani e-poštna sporočila in priloge«, natančno ustreza njegovemu imenu. Določite lahko pravila, ki temeljijo na dejavnikih, kot so e-poštni ID pošiljatelja, predmet, velikost sporočila, priponke ipd. Dodatek se bo samodejno izvajal vsako uro in sinhronizirali e-pošto z e-poštnega računa Gmail v preglednico . Prav tako shrani kopijo e-poštnega sporočila v obliki PDF v Google Drive, skupaj z vsemi prilogami v e-poštnem sporočilu.

Če je potrebno, lahko dodatek ročno zaženete tudi tako, da izberete Addons-> Save Emails and Attachments -> Manage Rules -> Run Manually \ t

10. V Google Preglednice dodajte več vrstic in stolpcev

Google Sheets je precej dobro zaokroženo orodje in zagotavlja skoraj vse zmožnosti preglednice, ki jih potrebuje nekdo. Združite to z obilico dodatkov, ki so na voljo za Google Preglednice, in videli boste, kako neverjetno je močna. Vendar pa je ena od pomanjkljivosti Googlovih listov to, da uporabnikom ne omogoča večkratnega dodajanja vrstic in stolpcev v listu. Omogoča le dodajanje vrstic in stolpcev enega po enega, vendar je to lahko dolgočasno, če morate v preglednico dodati več vrstic in / ali stolpcev . Če želite zapolniti to neznačilno funkcionalnost, lahko uporabite dodatek, imenovan »Dodaj vrstice in stolpce«. Ta dodatek omogoča preprosto dodajanje več vrstic in stolpcev v Google Preglednice.

Postanite nindža za Google Drive!

Zdaj, ko veste za te trike in funkcionalnost, ki povečujejo dodatke za različne storitve Drive, kot so Google Dokumenti, Listi itd., Jih lahko vključite v svoj dnevni potek dela, da bi postali bolj produktivni in učinkoviti med uporabo Googlove storitve v oblaku. Google Drive ima veliko dodatnih funkcij, ki jih je mogoče odkleniti z dodatki in aplikacijami Chrome, ki delujejo z njim. Obstaja več drugih dodatkov in aplikacij, ki jih morate odjaviti iz spletne trgovine Chrome in iz Google Dokumentov, listov in diapozitivov.

Če poznate dodatek Google Drive, trik ali aplikacijo za Chrome, za katero menite, da smo v tem članku morda zamudili, nam to sporočite. Prav tako bi radi izvedeli, kako uporabljate Google Drive, da ste bolj produktivni, tako osebno kot v službi. Delite svoje izkušnje s storitvijo Google Drive in razmišljajte o njegovi uporabi v razdelku komentarjev spodaj.

Top